河北学校食堂财务软件

1001 库存现金

场景实例：库存现金收支及备用金管理

1.       提取备用金

操作：2025 年 9 月 1 日，食堂采购员李四凭《备用金申请单》（编号：ST-BYJ20250901）从食堂银行账户提取现金 8000 元，用于零星食材采购。

会计分录：

借：1001 库存现金 8000

贷：1002 银行存款 —— 食堂专用账户 8000

🔍 分录解析

借方：食堂保险柜现金增加 8000 元，资金用途为 “零星食材采购备用金”，需在记账凭证摘要中明确注明。

贷方：食堂专用银行账户资金减少 8000 元，因食堂仅允许开设一个银行账户，无需额外增设多级明细。

📝 实务附件

✅ 银行《现金支票存根》（李四签字，备注 “食材采购备用金”）

✅ 食堂负责人审批的《备用金申请表》（附零星采购计划清单）

🌟 延伸提醒

库存现金应严格控制限额（建议按日均零星支出 3-5 天核定，一般不超过 5000 元），本例 8000 元为短期大额采购备用金，需单独登记《备用金台账》，采购完成后 7 日内结清。

提取现金超 5 万元需提前 1 天向银行预约，遵守《现金管理暂行条例》规定。

2.       存入营业款

操作：2025 年 9 月 5 日，收银员王五将本周现金餐费收入 3600 元（非营养餐）+ 备用金结余 2400 元，合计 6000 元存入食堂专用账户。

会计分录：

借：1002 银行存款 —— 食堂专用账户 6000

贷：1001 库存现金 6000

🔍 分录解析

借方：银行账户资金增加 6000 元，资金来源需区分 “营业款 3600 元” 和 “备用金结余 2400 元”，在摘要中分别注明。

贷方：保险柜现金减少 6000 元，需与《现金日记账》当日余额核对，严禁坐支现金（即不得直接用收入支付支出）。

📝 实务附件

✅ 银行《现金缴款单》（备注 “食堂营业款 + 备用金回笼”）

✅ 王五签字的《食堂收入日报表》（列明现金收入明细）

🌟 延伸提醒

当日现金收入需当日存入银行，确有特殊情况无法存入的，需经食堂负责人批准，并妥善保管，次日必须存入。

若包含微信 / 支付宝提现收入，需拆分分录：借：1002 银行存款 贷：1001 库存现金（提现部分）。

3.       现金收支业务（直接收付）

操作：

收入：2025 年 9 月 6 日，收到教职工现金餐费 450 元（非营养餐）。

支出：2025 年 9 月 7 日，用现金 300 元向农户采购新鲜蔬菜（取得合规收据）。

会计分录：

收入：

借：1001 库存现金 450

贷：4401 伙食收入 —— 非营养餐收入 450

支出：

借：5201 伙食费用 —— 非营养餐费用 —— 蔬菜 300

贷：1001 库存现金 300

🔍 分录解析

收入：现金资产增加，直接确认非营养餐收入，无需通过预收科目过渡（适用于即时结算场景）。

支出：现金资产减少，按库存物品类别计入对应伙食费用明细，无发票时需附合规收据（注明收款人姓名、身份证号、联系方式）。

📝 实务附件

✅ 收入：餐票存根联 + 《收入日报表》（教职工餐费单独列明）

✅ 支出：农户开具的合规收据 + 采购验收单（食堂负责人签字）

🌟 延伸提醒

现金支付单笔金额超 1000 元的，应通过银行转账结算，本例 300 元符合现金支付限额规定。

每日终了必须盘点现金，编制《现金盘点表》，确保账实相符，盘点差异需当日查明原因并记录。

全流程管理工具

《现金日记账模板》：包含日期、凭证号、摘要、收入、支出、余额、账实核对结果、备注栏，超库存限额自动标红预警。

《现金盘点表模板》：每周由财务人员抽盘，食堂负责人监盘，差异金额超 50 元需提交《差异情况说明》及处理意见。

《备用金台账模板》：记录领用日期、领用人、金额、用途、报销日期、报销金额、结余金额，关联《备用金申请单》《费用报销单》编号。